Freelance, startup ou PME : choisir ses premiers bureaux professionnels est une étape importante. C’est souvent le signe que l’activité se développe, que l’équipe s’agrandit ou que l’entreprise a besoin d’un cadre plus professionnel pour recevoir ses clients.
Mais attention : trouver un bureau ne consiste pas simplement à choisir quelques mètres carrés et à signer un contrat. Un mauvais choix peut rapidement entraîner des coûts supplémentaires, un manque de flexibilité ou des conditions de travail peu adaptées à votre activité.
Voici les 7 erreurs les plus fréquentes à éviter lorsque l’on choisit ses premiers bureaux professionnels.
Signer un bail trop long
Lorsque l’on démarre une activité, il est difficile de savoir où sera l’entreprise dans un, deux ou trois ans.
Pourtant, l’une des premières erreurs consiste à s’engager trop rapidement sur un bail commercial long, avec des charges et des obligations qui peuvent devenir contraignantes si l’entreprise évolue.
Une startup peut recruter rapidement. Un freelance peut changer de rythme d’activité. Une jeune société peut avoir besoin de davantage d’espace… ou, au contraire, décider de réduire sa surface de travail.
La flexibilité est donc un véritable avantage au démarrage.
Avant de signer, posez-vous plusieurs questions :
- Quelle sera probablement la taille de mon équipe dans 12 mois ?
- Ai-je réellement besoin de bureaux individuels ?
- Est-ce que je peux faire évoluer facilement mon espace ?
- Que se passe-t-il si mon activité change ?
Les solutions de centre d’affaires, coworking et bureaux flexibles permettent justement de limiter cet engagement et d’adapter ses locaux à l’évolution de l’entreprise.
Choisir un emplacement uniquement en fonction du prix
Un bureau moins cher n’est pas nécessairement une bonne affaire.
L’emplacement joue un rôle essentiel dans la vie quotidienne de l’entreprise : temps de trajet, accessibilité pour les collaborateurs, stationnement, transports en commun, proximité des commerces et facilité d’accès pour les clients ou partenaires.
Un emplacement peu pratique peut également donner une image moins professionnelle et compliquer l’organisation de rendez-vous.
Avant de choisir, pensez donc à l’ensemble des personnes qui utiliseront vos bureaux :
Vos clients peuvent-ils vous trouver facilement ? Vos collaborateurs peuvent-ils venir sans difficulté ? Le quartier correspond-il à l’image que vous souhaitez donner à votre entreprise ?
Le bon bureau est avant tout un bureau facilement accessible et cohérent avec votre activité.
Sous-estimer les charges et les coûts supplémentaires
Le montant du loyer affiché n’est pas toujours le montant réellement payé chaque mois.
Électricité, chauffage, entretien, ménage, internet, charges communes, mobilier, assurance, taxes ou encore frais liés aux équipements peuvent rapidement faire grimper la facture.
Pour éviter les mauvaises surprises, il est essentiel de demander une vision claire du coût total mensuel.
Un espace professionnel avec un tarif légèrement supérieur mais incluant de nombreux services peut finalement être plus intéressant qu’un bureau moins cher auquel il faut ajouter une multitude de prestations.
Comparez toujours ce qui est réellement inclus avant de prendre votre décision.
Oublier de vérifier les salles de réunion
Au quotidien, vous pouvez très bien travailler avec un simple poste de travail.
Mais que se passe-t-il lorsque vous devez recevoir un client, organiser un entretien, présenter votre projet à un partenaire ou réunir votre équipe ?
C’est souvent à ce moment-là que le manque de salle de réunion devient problématique.
Une bonne solution de bureaux professionnels doit permettre de disposer d’espaces adaptés aux différents usages : travail individuel, échanges en équipe, rendez-vous clients ou réunions plus importantes.
Au centre d’affaires Le Nautilus, les entreprises peuvent notamment profiter d’espaces professionnels adaptés à leurs besoins ponctuels, notamment pour organiser des réunions, formations ou séminaires.
L’intérêt est simple : ne pas avoir à payer en permanence pour une grande surface lorsque vous n’en avez besoin que ponctuellement.
Négliger la qualité de la connexion Internet
Cela peut sembler évident, mais une mauvaise connexion Internet peut rapidement devenir un véritable problème professionnel.
Visioconférences qui coupent, fichiers qui mettent du temps à être envoyés, applications cloud qui fonctionnent mal, difficultés à accéder aux outils de travail…
Pour une grande majorité des entreprises, Internet est désormais aussi indispensable que l’électricité.
Avant de choisir vos bureaux, vérifiez donc :
- la qualité et la fiabilité de la connexion ;
- le type de connexion disponible ;
- la couverture Wi-Fi ;
- les solutions prévues en cas de panne ;
- la possibilité de travailler confortablement en visioconférence.
Un bureau moderne doit vous permettre de vous concentrer sur votre activité, pas sur les problèmes techniques.
Choisir un espace qui ne correspond pas à votre façon de travailler
Tous les professionnels n’ont pas les mêmes besoins.
Un freelance peut rechercher principalement un poste de travail calme et un environnement stimulant. Une startup peut avoir besoin d’un espace permettant à plusieurs collaborateurs de travailler ensemble. Une société qui reçoit régulièrement des clients aura davantage besoin d’espaces de réunion.
Il est donc important de réfléchir à vos usages avant de choisir votre bureau.
Demandez-vous notamment :
Ai-je besoin de calme ou d’échanges ? Est-ce que je reçois régulièrement des clients ? Est-ce que mon équipe va grandir ? Ai-je besoin d’un espace pour organiser des réunions ou des événements ?
Les centres d’affaires/ Coworking peuvent être une solution particulièrement intéressante pour les entreprises qui souhaitent bénéficier d’un environnement professionnel sans supporter immédiatement les contraintes d’un bureau traditionnel.
Vouloir tout prévoir dès le premier jour
C’est probablement l’erreur la plus fréquente chez les jeunes entreprises : vouloir choisir immédiatement le bureau définitif.
Or, votre entreprise va évoluer.
Votre chiffre d’affaires peut augmenter, votre équipe peut s’agrandir, votre organisation peut changer ou votre activité peut devenir davantage nomade.
Plutôt que de chercher à anticiper parfaitement les prochaines années, il peut être plus pertinent de choisir une solution qui évolue avec vous.
=> Bien choisir ses premiers bureaux : pensez d’abord à votre entreprise
Choisir ses premiers bureaux professionnels ne devrait donc pas être uniquement une question de surface ou de prix.
Il faut regarder l’ensemble de la solution : durée d’engagement, emplacement, coûts réels, qualité des équipements, connexion Internet, salles de réunion et capacité à accompagner la croissance de l’entreprise.
La flexibilité peut être plus importante que d’avoir immédiatement son propre local.
Au centre d’affaires Le Nautilus, notre objectif est justement de proposer aux professionnels des solutions adaptées à différentes étapes de leur développement, avec des espaces de travail, des solutions de domiciliation et des espaces pour organiser réunions, événements et séminaires.
Vous démarrez votre activité ou votre entreprise évolue ? Avant de signer votre prochain bail, prenez le temps de comparer vos besoins avec les solutions disponibles. Vos premiers bureaux doivent accompagner votre développement, pas le freiner.
